Concur Expense: 車両設定
設定ガイド
最終更新日: 2021年1月27日
目次
セクション 2: Concur Expense エンド ユーザー向けの 2 つのユーザー インタ ーフェース 1-2
セクション 4: ユーザーへの表示 - 既存の UI（ユーザー インターフェース） 1-9
セクション 5: ユーザーへの表示 - 新 UI（ユーザー インターフェース） 1-20
不特定グループを使用して異なる車両払戻率を割り当てる 1-44
改訂履歴
日付 | 注意事項 / コメント / 変更内容 |
|---|---|
2021年1月27日 | セクション 5: ユーザーへの表示‐新 UI の「車両の登録」セクションに、ユーザーが少なくとも1台の登録車両を持っていなければならないことの説明を追加しました。 セクション 5: ユーザーへの表示‐新 UI の「車両経費を作成する」に、登録車両を持つユーザーの経費タイプリストの利用可能状況に関する情報が追加されました。 |
2021年1月6日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。 |
2020年7月1日 | 既存 UI および新 UI についての情報を追加しました。全体的な修正を行いました。表紙の日付を更新しました。 |
2020年4月9日 | [Authorization Request] チェック ボックスの名前を、ガイドのタイトル ページの [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。 |
2020年1月2日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。 |
2019年1月4日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。 |
2018年4月16日 | 「車両経費を作成する」セクションに、既定では支払タイプは走行経費の場合は常に現金になることを記した注意事項を追加しました。 |
2018年4月4日 | 表紙のチェック ボックスを変更しました。そのほかの変更および表紙の日付の更新はありません。 |
2018年1月4日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。 |
2016年12月14日 | 著作権を変更しました。その他の内容の変更はありません。 |
2016年10月27日 | [最初に記録されている距離] フィールドの注意事項を更新し、[Concurforce] チェック ボックスを表紙から削除しました。 |
2016年5月13日 | 英語版の三人称単数 (he/she) を三人称複数 (they) に更新しました。 |
2015年5月15日 | 新しいユーザー インターフェースのスクリーン ショットに更新しました。そのほかの内容の変更はありません。 |
2015年1月22日 | 構成を削除すると、プロファイルに関連付けられている私有車が自動的に削除されるという注意事項を追加しました。 |
2014年9月24日 | 2 種類のユーザー インターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありません。 |
2014年4月15日 | 著作権と表紙を更新しました。そのほかの内容の変更はありません。 |
2014年2月7日 | 私有車タイプの場合と同様に、乗客レートを変動料金を使用して社用車タイプに追加できるようになりました。 |
2013年11月22日 | 階層リストを使用した、さまざまなユーザーへの異なる走行距離レートの払戻設定の割り当てに関する情報を追加しました。これにより、グループ構成ツールで従来のユーザー再構成の必要がなくなります。 |
2013年1月13日 | 払戻率のロックが解除されたため、お客様独自の払戻率を選択できるようになりました（たとえば、払戻率を低い金額に設定する、還付額に HMRC を設定するなど）。 |
2012年12月28日 | 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。 |
2012年10月19日 | 以下の情報を追加しました。
|
2012年8月17日 | 管理者は、手入力で対応付けられた経路計算ではなく、Google マップを使用した計算を強制できるようになりました。 |
2012 年 2 月 | 著作権を変更しました。内容の変更はありません。 |
2011年12月17日 | 私有車または社用車の変動料金の設定時に、走行距離の累積方法のオプションが利用可能になりました。 |
2011年3月18日 | 車両設定が現在のユーザー インターフェースに更新されました。 |
2010年12月31日 | 著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。 |
2010 年 12 月 (SU62) | 固定および変動の車両設定の払戻率について選択された国および通貨は、車両が設定されている従業員の既定の国および通貨と一致しなければならないことを明確にしました。 |
2010 年 4 月 (SU54) | Google マップの統合と会社の所在地に関する情報を追加しました。 |
2010 年 2 月 (SU52) | 現在のユーザー インターフェースの車両登録フォームに関する情報を追加しました。 |
ユーザーがこの機能へのアクセス権を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。
管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。
さらに、このガイドに記載されている作業は SAP にのみ許可されているものもあります。必要に応じて サポートにご依頼ください。
SAP は現行のユーザー インターフェース (UI) から新しいインターフェース (新 UI) に移行しているところです。
新 UI はさまざまなユーザビリティが強化されています。これには、新しいページやプロセスなどの大きな変更もあれば、外観の変化など小さな変更も含まれます。
すべてのユーザーが既存 UI から新 UI へと移行する移行期間中、このガイドでは両方の UI の情報を表示します。エンド ユーザーの既存 UI 画面サンプルが表示される個所では、新 UI の画面サンプルも表示されます。
エンド ユーザー ガイドもご覧ください。新 UI につて詳しく説明されています。
いくつかの組織では、従業員は社用車または私有車を業務目的で使用し、会社のポリシー定義に従って、整備費または走行距離に対して払い戻しを受けます。
整備や燃料などの経費タイプが設定され、その他の任意の経費タイプと同様に設定および構成されます。ただし、走行経費は、特別な構成とそれに関連付けられた補助ペインを持つ経費タイプです。走行経費タイプの提出は、従業員が業務目的で使用した車両の整備や燃料などの経費を支払うための方法です。本ガイドは、Concur Expense でサポートされている車両の走行距離設定について説明します。
Concur Expense では、次の 2 つのタイプの走行距離設定をサポートしています。
どちらの走行距離設定の場合も、経費精算の管理の [車両設定] ページで設定および管理されます。
Concur Expense では、ユーザー用のプロファイルにおいて、そしてユーザーの代わりに車両を管理するユーザー管理者用のユーザー管理において提供するための複数の車両登録フォームをサポートしています。これらのフォームは、様々な国の従業員に様々な走行経費レポートの要件がある場合に使用できます。フォームには、排気量、CO2 排出率、およびサーキュレーションの日付などの追加フィールドを含めることができます。車両登録フォームは、経費精算の管理の [フォームとフィールド] ページで設定および管理されます。
会社がレートに関連付けた様々な基準を使用して、従業員に払い戻します。たとえば、1000cc 未満の排気量の場合は 1 マイル 0.20 USD、1001cc ～ 2000cc の場合は 1 マイル 0.18 USD などです。基準の例を以下に示します。
払戻率の確定に使用する基準は、国や会社によって異なり、該当する税法によっても異なります。
様々なポリシーに対応するため、以下のようないくつかの車両設定を選択して作成することができます。
これで、この会社は、フランス国内のユーザー用に車両設定を作成し、このフォームを選択することができます。
車両走行経費タイプは以下によって決まります。
Concur Expense によって計算される払い戻し金額は、推定金額です。ほかのレポートの未承認または未提出の走行経費エントリによって、走行経費を含む現在のレポートに影響する可能性があります。払い戻し金額は、レポートの提出後に変更される可能性があります。
次の点にご注意ください。
レート × 走行距離 + 私的レート × 私的な走行距離
- プラス -
ビジネス マイル × 乗客数 × 追加の乗客レート
下限レート × 下限走行距離 + 上限レート × 上限走行距離 + 私的レート × 私的な走行距離
- プラス -
ビジネス マイル × 乗客数 × 追加の乗客レート
次の点にご注意ください。
（レート + （乗客あたりの料金 × 乗客数））× 距離
（下限レート + （乗客あたりの料金 × 乗客数））× 下限走行距離 + （上限レート + （乗客あたりの料金 × 乗客数））× 上限走行距離
Concur Expense は、ユーザーが Google マップのインターフェースを使用して走行経費を入力することができるように、Google マップと統合されています。この機能について以下に注意してください。
[最初に記録されている距離] フィールドは、レポート期間内の累計距離である従業員の車両の走行距離計の読取値、または、車両と料金タイプ、変動または固定に応じて、従業員がConcur経費精算を使用し始める時点を表します。この情報を取得することにより、レートがマイルまたは km に基づいている場合、従業員の車両経費に正しいレートが適用されていることが保証されます。
このデータは、会社のレポート期間サイクル内の時点で、新たに設定された車両の走行距離を取得することを意図しています。これは、車両の現在の全体的な走行距離とは異なります。たとえば、新しい従業員が経費精算外の走行距離に対して現在のレポート サイクルで 800 マイルと入力してすでに払い戻しを受けている場合、追加の走行距離を正しく計算する時にその走行距離（800 マイル）が必要です。この場合、従業員がもう 201 マイルを車両に追加すると 200 マイルは 1000 マイル以内の料金で計算されます。一方、余った 1 マイルについては「1,000 マイル超過」の正しい料金で適切に計算されます。このシナリオが適用できない場合、従業員は最初に記録されている距離を 0 に設定する必要があります。
[最初に記録されている距離] フィールドは、従業員がプロファイルの [社用車登録] ページの [新規] ボタンをクリックし、私有車または社用車を初めて登録する際に表示される場合があります。
仕分入力は社用車の走行経費エントリに対して作成されます。出張および私用マイルの両方が発生する場合は、2 つの仕分入力が作成されます。仕分入力は私有車の走行距離エントリに対して作成されます。
既定では、複数の車両設定がシステム内に含まれています。これらの設定は、ガイドラインとして提供されています。このまま使用することも、組織の特定のニーズに合わせて編集することもできます。
管理者は、ユーザーが車両を登録する時に使用するカスタム フォームを作成することができます。カスタム フォームを使用すると、車両についてのその他のデータを収集することができ、多くの場合、ヨーロッパの法令上の要件を満たすために使用されます。フォームが作成され、それぞれの車両設定について選択されます。
設定の手順は次のとおりです。
経費精算の管理内で車両設定が設定されると、従業員は次のような影響を受けます。
従業員は、プロファイル内の [私有車] または [社用車] のリンクを使用して、自分の車両を登録します。ユーザー管理者は、[ユーザー管理者] ページを使用して、管理対象の従業員の代わりに、車両を登録します。
選択されると、ユーザーに車両登録フォームが提示されます。表示されているフィールドは、それぞれの車両設定用に設定されています。
車両をプロファイルに登録するには、従業員は次の項目を入力または選択します。
ユーザーは、車両登録フォーム上のチェック ボックスを使用して、1 台の私有車と 1 台の社用車を会社指定車両として選択することができます。
この車両は、ユーザーが走行経費エントリを作成したときに、選択されている既定の車両になります。
ユーザーが車両経費を作成する際、ユーザーが正しい情報を入力していることを確認するため、適切なフィールドが（設定に基づいて）表示されます。たとえば、[出発地]、[到着地] フィールド、および [走行距離] が表示されます。
管理者は、Google マップを使用して走行距離計算するように車両設定を行うことができます。この機能が有効化されると、走行経費の入力時に以下のいずれかのアクションが発生します。
ボタンをクリックすると、Google マップ インターフェースのウィンドウが表示され、出張の開始点と終了点を入力することができます。
ユーザーが自宅住所を設定している場合、初期設定で最初のウェイポイントが自宅住所に設定されます。
ユーザーがテキストの入力を開始すると、設定済みの [会社の所在地] と [最近使用された住所] が表示されます。
ユーザーが 2つのウェイポイントを入力すると、画面の下に走行距離が計算されます。
ユーザーは個々のウェイポイントを [私的] としてマークすることができます。その走行距離は、払戻可能な金額から差し引かれます。
車両設定が控除の許可に設定されると、ユーザーは [通勤費の控除] をクリックして、走行距離から通勤分を差し引くことができます。
終了したら、ユーザーは [走行距離を経費に追加] をクリックします。これにより、値が経費エントリに転送されます。
承認者は、私有車の走行距離経費を部分的に却下することはできません。また、走行距離補助機能を使用して従業員が提供した経費の金額やその他の情報を変更することもできません。設定に応じて、 [出張のタイプ] と [領収書ステータス] フィールドが利用可能でかつ適切な場合、承認者はこれらを変更することができます。
ユーザー管理者は、自分が管理している従業員の代わりに、車両を表示して必要に応じて編集したり、車両を登録することができます。これを行うには、[ユーザー管理] ページを経由してユーザー管理者に利用可能になっている [私有車] や [社用車] のリンクを使用します。ユーザー管理者は、管理対象ユーザーを選択すると、上記のリンクからユーザーのプロファイルに表示されているものと同一の車両設定を開くことになります。
このリンクをクリックすると、[車両登録] ページが表示されます。
ユーザー管理者は、車両設定を確認する権限を持ちますが、既存の車両の編集またはユーザーのための車両の新規登録は制限されていることがあります。たとえば、上の図に表示されている [新規] ボタンは、最初に車両設定を行う時の [車両の追加をユーザー管理者に許可] 設定の選択に基づいて、管理者に表示されます。
車両登録オプションの領域を選択して、ユーザー管理者が使用できないように制限することができます。以下の方法でアクセス権を付与します。
ユーザー管理者は、私有車または社用車リンクを使用する権限を付与されている管理対象ユーザーを選択し、そのユーザーの車両設定を確認します。それ以上については、全体的な設定により、管理者ができることとできないことが決まります。
上記の例では、[新規] ボタンが非表示になり、[最初に記録されている距離] を除くすべてのフィールドが読取専用に設定されています。管理者は、ほかのフィールドを編集したり、管理対象ユーザーの車両を登録する権限がなくなります。
下図の場合は、すべての権限が付与されています。[新規] および [削除] ボタンが車両設定全体で有効になります。
ユーザー管理者が編集のために車両を開くと、すべてのフィールドが利用できます。
ベスト プラクティスとして [最初に記録されている距離] フィールドは、ユーザー管理者が修正できるように設定される必要があります（これが、このフィールドの既定の設定です）。これにより、修正が必要な場合に、ユーザー管理者は SAP に連絡することなく距離の数字をリセットすることが可能です。このフィールドを修正すると、システムはプロンプト表示で変更の入力を促します。[OK] をクリックすると、確認メッセージが消えます。
経費精算の管理内で車両設定が設定されると、従業員は次のような影響を受けます。
従業員は、プロファイル内の [私有車] または [社用車] のリンクを使用して、自分の車両を登録します。ユーザー管理者は、[ユーザー管理者] ページを使用して、管理対象の従業員の代わりに、車両を登録します。
選択されると、ユーザーに車両登録フォームが提示されます。表示されているフィールドは、それぞれの車両設定用に設定されています。
車両をプロファイルに登録するには、従業員は次の項目を入力または選択します。
ユーザーは、車両登録フォーム上のチェック ボックスを使用して、1 台の私有車と 1 台の社用車を会社指定車両として選択することができます。
この車両は、ユーザーが走行経費エントリを作成したときに、選択されている既定の車両になります。
ユーザーが車両経費を作成する際、ユーザーが正しい情報を入力していることを確認するため、適切なフィールドが（設定に基づいて）表示されます。たとえば、[出発地]、[到着地] フィールド、および [走行距離] が表示されます。
ユーザーが自身のプロファイルに関連付けられた登録車両を持っている場合、新しい経費を作成する際に [経費タイプ] リストに「走行距離」が表示されます。
こちらの画面は、登録車両を持っているユーザーの [新しい経費] ページを示しています。
管理者は、Google マップを使用して走行距離計算するように車両設定を行うことができます。この機能が有効化されると、走行経費の入力時に以下のいずれかのアクションが発生します。
ボタンをクリックすると、Google マップ インターフェースのウィンドウが表示され、出張の開始点と終了点を入力することができます。
ユーザーが自宅住所を設定している場合、初期設定で最初のウェイポイントが自宅住所に設定されます。
ユーザーがテキストの入力を開始すると、設定済みの [会社の所在地] と [最近使用された住所] が表示されます。
ユーザーが 2つのウェイポイントを入力すると、画面の下に走行距離が計算されます。
ユーザーは個々のウェイポイントを [私的] としてマークすることができます。その走行距離は、払戻可能な金額から差し引かれます。
車両設定が控除の許可に設定されると、ユーザーは [通勤費の控除] をクリックして、走行距離から通勤分を差し引くことができます。
終了したら、ユーザーは [走行距離を経費に追加] をクリックします。これにより、値が経費エントリに転送されます。
承認者は、私有車の走行距離経費を部分的に却下することはできません。また、走行距離補助機能を使用して従業員が提供した経費の金額やその他の情報を変更することもできません。設定に応じて、 [出張のタイプ] と [領収書ステータス] フィールドが利用可能でかつ適切な場合、承認者はこれらを変更することができます。
ユーザー管理者は、自分が管理している従業員の代わりに、車両を表示して必要に応じて編集したり、車両を登録することができます。これを行うには、[ユーザー管理] ページを経由してユーザー管理者に利用可能になっている [私有車] や [社用車] のリンクを使用します。ユーザー管理者は、管理対象ユーザーを選択すると、上記のリンクからユーザーのプロファイルに表示されているものと同一の車両設定を開くことになります。
このリンクをクリックすると、[車両登録] ページが表示されます。
ユーザー管理者は、車両設定を確認する権限を持ちますが、既存の車両の編集またはユーザーのための車両の新規登録は制限されていることがあります。たとえば、上の図に表示されている [新規] ボタンは、最初に車両設定を行う時の [車両の追加をユーザー管理者に許可] 設定の選択に基づいて、管理者に表示されます。
車両登録オプションの領域を選択して、ユーザー管理者が使用できないように制限することができます。以下の方法でアクセス権を付与します。
ユーザー管理者は、私有車または社用車リンクを使用する権限を付与されている管理対象ユーザーを選択し、そのユーザーの車両設定を確認します。それ以上については、全体的な設定により、管理者ができることとできないことが決まります。
上記の例では、[新規] ボタンが非表示になり、[最初に記録されている距離] を除くすべてのフィールドが読取専用に設定されています。管理者は、ほかのフィールドを編集したり、管理対象ユーザーの車両を登録する権限がなくなります。
下図の場合は、すべての権限が付与されています。[新規] および [削除] ボタンが車両設定全体で有効になります。
ユーザー管理者が編集のために車両を開くと、すべてのフィールドが利用できます。
ベスト プラクティスとして [最初に記録されている距離] フィールドは、ユーザー管理者が修正できるように設定される必要があります（これが、このフィールドの既定の設定です）。これにより、修正が必要な場合に、ユーザー管理者は SAP に連絡することなく距離の数字をリセットすることが可能です。このフィールドを修正すると、システムはプロンプト表示で変更の入力を促します。[OK] をクリックすると、確認メッセージが消えます。
管理者は [車両設定] ページで社用車または私有車の払戻率の指定、料金が変更になる距離限度があるかどうかの指定、および料金を設定するその他の基準の追加ができます。
Concur Expenseには、社用車の払い戻しについて以下のオプションがあります。
Concur Expenseには、私有車の払い戻しについて以下のオプションがあります。
適切な車両登録フォームを作成した後に車両設定を作成する必要があります。
[車両設定] ページには、グローバル レベルまたはグループ レベルですべての車両設定が表示されます。構成は、管理用のアクセス権があるグループのページにのみ表示されます。グローバル グループの Expense 構成管理者のロールを割り当てられた従業員は、すべての車両設定を表示、編集、および削除することができます。
車両設定は、従業員と同様、グループおよび国に関連付けられます。Concur Expenseの車両設定オプションは、車両設定に設定された基準が従業員の属する国とグループに一致する場合にのみ、従業員に表示されます。
フィールド | 説明 |
|---|---|
構成名 | 車両設定について、内容のわかる名前を入力します。この名前は、[車両設定] ページに表示されます。 |
車タイプ | 目的の車両タイプを選択します。
|
設定を修正するために管理者に必要なグループ権限を選択します。 | |
適用先 | 車両設定を適用するグループを選択します。 注意: 会社内で走行距離による払い戻しを割り当てる際に、グループ階層でより詳細な情報が必要な場合は、グループ階層ツリー機能を使用できます。これを行うには、[サイト設定] ページで [車両設定に名前付きグループを使用] チェック ボックスを消去（無効化）します。詳細情報については、このマニュアルの「不特定グループを使用して異なる車両払戻率を割り当てる」セクションをご参照ください。 |
国 | この構成の国を選択します。国の値は、どの従業員がこの構成を使用して車両距離エントリを作成するかを示します。 国名は、国の最初の文字、たとえば United States なら U を入力することによって簡単にアクセスすることができます。U を入力すると、U で始まるすべての国に即座に飛びます。選択したい国に達するまで入力を続けます。 注意: 米国の従業員がカナダに出張するケースでは、米国のレートが適用されます。従業員は、ユーザー管理で定義されているロケールにもリンクされています。ほとんどの場合、ロケールと従業員が位置する国は同じですが、ロケールが常に従業員が位置する国を識別するとは限りません。ロケールによって、日時の形式が決まります。たとえば、ある従業員がドイツで働いている米国市民だと、そのロケールは US-ENG ですが、払い戻しのレートが適用される国は、ドイツです。従業員は、ドイツの形式 (yyyy/mm/dd) ではなく米国の形式 (mm/dd/yyyy) で日付を表示できますが、走行経費にはドイツの構成レートが適用されます。 重要: 車両設定に対してここで選択された国は、従業員の既定の国と一致しなければなりません。これは、従業員の既定のロケールと同じではない可能性があります。 |
通貨 | レートが入力される通貨を選択します（例: ユーロ、米国ドルなど）。従業員に表示されるレートには、EUR や USD など、標準の英字の通貨コードが使用されます。計算が実行され、指定された通貨で従業員に表示されます。 重要: 車両設定に対してここで選択された通貨は、従業員の既定の通貨と一致しなければなりません。 |
フォーム | ユーザーのプロファイルに表示する車両登録フォームを選択します。 |
Google Maps の使用を許可 | 以下の選択肢から選択します。
|
控除の許可 | ユーザーが走行経費から通勤距離控除することを許可するには、このチェック ボックスを選択します。 注意: Google マップを使用する場合のみ利用可能です。 |
車両の追加をユーザー管理者に許可 | このチェック ボックスを選択すると、ユーザー管理者がユーザー管理機能で管理している従業員の代わりに車両を追加することが許可されます。 注意: この権限は、従業員の代わりに既存の車両設定を表示および編集する権限の追加となるものです。 |
フィールド | 説明 |
|---|---|
発効日 | [日付ヘルパー]ペインから、レートが有効になる開始日付を選択します。このレートは、選択した日付以降の私有車の走行距離のすべての経費に適用されます。 |
料金 | 適切な小数点以下の桁数でマイルまたはキロ毎のレートの数字を入力します。 |
フィールド | 説明 |
|---|---|
構成名 | 車両設定について、内容のわかる名前を入力します。この名前は、[車両設定] ページに表示されます。 |
車タイプ | 車両タイプを 1 つ選択して、車両所有者と払い戻しの処理方法を指定します。
|
距離の累積方法 | 変動料金（のみ）の私有車または社用車の車両設定に対し、距離の累積算出方法を選択します。3つのオプションがあります。
|
設定を修正するために管理者に必要なグループ権限を選択します。 | |
適用先 | 車両設定を適用するグループを選択します。 注意: 会社内で走行距離による払い戻しを割り当てる際に、グループ階層でより詳細な情報が必要な場合は、グループ階層ツリー機能を使用できます。これを行うには、[サイト設定] ページで [車両設定に名前付きグループを使用] チェック ボックスを消去（無効化）します。詳細情報については、このマニュアルの「不特定グループを使用して異なる車両払戻率を割り当てる」 セクションをご参照ください。 |
国 | この構成の国を選択します。国の値は、どの従業員がこの構成を使用して車両距離エントリを作成するかを示します。 国名は、国の最初の文字、たとえば United States なら U を入力することによって簡単にアクセスすることができます。U を入力すると、U で始まるすべての国に即座に飛びます。選択したい国に達するまで入力を続けます。 注意: 米国の従業員がカナダに出張するケースでは、米国のレートが適用されます。従業員は、ユーザー管理で定義されているロケールにもリンクされています。ほとんどの場合、ロケールと従業員が位置する国は同じですが、ロケールが常に従業員が位置する国を識別するとは限りません。ロケールによって、日時の形式が決まります。たとえば、ある従業員がドイツで働いている米国市民だと、そのロケールは US-ENG ですが、払い戻しのレートが適用される国は、ドイツです。従業員は、ドイツの形式 (yyyy/mm/dd) ではなく米国の形式 (mm/dd/yyyy) で日付を表示できますが、走行経費にはドイツの構成レートが適用されます。 重要: 車両設定に対してここで選択された国は、従業員の既定の国と一致しなければなりません。これは、従業員の既定のロケールと同じではない可能性があります。 |
通貨 | レートが入力される通貨を選択します（例: ユーロ、米国ドルなど）。従業員に表示されるレートには、EUR や USD など、標準の英字の通貨コードが使用されます。計算が実行され、指定された通貨で従業員に表示されます。 重要: 車両設定に対してここで選択された国は、従業員の既定の国と一致しなければなりません。これは、従業員の既定のロケールと同じではない可能性があります。 |
フォーム | ユーザーのプロファイルに表示する車両登録フォームを選択します。 |
Google Maps の使用を許可 | このチェック ボックスを選択すると、走行経費の作成時にユーザーが Google マップの走行距離計算ツールを使用できるようになります。 |
控除の許可 | ユーザーが走行経費から通勤距離控除することを許可するには、このチェック ボックスを選択します。Google マップ統合を使用する場合のみ利用可能です。 |
車両の追加をユーザー管理者に許可 | このチェック ボックスを選択すると、ユーザー管理者がユーザー管理機能で管理している従業員の代わりに車両を追加することが許可されます。 注意: この権限は、従業員の代わりに既存の車両設定を表示および編集する権限の追加となるものです。 |
フィールド | 説明 |
|---|---|
累積距離範囲 1 | 該当する場合、レート変更の限度を入力します（例: 1000 マイル）。限度は必須ではありません。限度を指定せずに基準を設定することができます。 |
累積距離範囲 2 | 該当する場合、次のレート変更の限度を入力します（例: 2000 マイル）。 |
累積距離範囲 3 | 該当する場合、次のレート変更の限度を入力します（例: 15000 マイル）。 |
累積距離範囲のリセット | 累積距離範囲がゼロにリセットされ、累積距離範囲の下限値が適用される時間枠を定義します。たとえば、期間が毎月の場合、従業員のマイルの追跡は月初めにゼロにリセットされます。つまり、従業員が月初めに経費精算レポートを提出した場合、前月の終わりの距離が最初の走行距離単価を超えていたとしても、また最初のレートが適用されます。 毎月、毎四半期、または毎年を選択します。このフィールドは、累積距離範囲が入力された場合は必須フィールドです。[毎年] が選択された場合、[開始月] フィールドと [開始日] フィールドが補助ペインに表示されます。これらは必須フィールドです。 |
開始月 | 年が始まる月を選択します。このフィールドは、[累積距離範囲のリセット] が [毎年] に設定されている場合にのみ表示されます。 |
開始日 | 年が始まる月の日を選択します。このフィールドは、[累積距離範囲のリセット] が [毎年] に設定されている場合にのみ表示されます。 |
フィールド | 説明 |
|---|---|
車両タイプ | レートが適用される車両のタイプを選択します。 |
発効日 | レートが有効になる日付を選択発効。 |
レート 1 から X | この距離に適用されるレートを入力します。フィールド名の X 値は、[累積距離範囲 1] について累積距離範囲のステップで入力した数字を反映します。 |
レート X から Y | この距離に適用されるレートを入力します。フィールド名の X 値は、最初の [距離] フィールドに入力された数に 1 を加えた値です。フィールド名の Y は、距離範囲ステップで [累積距離範囲 2] に入力した数を反映します。レートの追加時に、小数点の右側の数字の桁数は、選択した通貨に関わらず常に 4 であることに注意してください。 |
レート Y から Z | この距離に適用されるレートを入力します。フィールド名の Y 値は、最初の [距離] フィールドに入力された数に 1 を加えた値です。フィールド名の Z 値は、[累積距離範囲 3] について累積距離範囲のステップで入力した数字を反映します。レートの追加時に、小数点の右側の数字の桁数は、選択した通貨に関わらず常に 4 であることに注意してください。 |
レート Z 超過 | この距離に適用されるレートを入力します。Z 値は、累積距離範囲のステップで [累積距離範囲 3] に入力した数を反映します。 |
私的レート（社用車のみ） | 従業員が社用車を私用で使う場合のレートを入力します（例: 0.10）。 このレートは、[走行経費] 補助ペインの [私的な走行距離] フィールドに従業員が入力した距離を乗算し、[走行距離] フィールドに入力された距離にレートを乗算した値を加算したものです。 例: （私的なレート × 私的な走行距離） + （ビジネス マイル × レート） |
乗客あたりの料金 | 必要に応じて、乗客のレートを入力します（例: .03）。レートの追加時に、小数点の右側の数字の桁数は、選択した通貨に関わらず常に 4 であることに注意してください。 |
会社のポリシーに応じて、管理者は、「不特定」グループ階層ツリーを使用して、車の使用者に異なる走行距離による払戻レートを選択して割り当てることができます。これにより、会社内でさまざまなユーザーに対する走行距離レートの払い戻しの割り当てをより細かく設定できます。この機能の用語は、次のように使用されます。
責任者、マーケティング、および営業など、さまざまなユーザー タイプがあり、それぞれ異なる走行距離による払戻レートで払い戻しを行う場合を仮定します。会社の車両設定のビジネス ポリシーがこれらの従業員タイプの違いのみである場合、この業務目的のためにグループを作成または修正すると、比較的単純な必要性のために追加で設定を維持する負担が増えます。代わりに、階層リストを使用して名前付きの「グループ」を作成し、車両設定ツール内でこのリストを公開して、これらのユーザー グループに関連付けることができます。
管理者は、Concur Expense 内で複数のツールを使用して、作業対象の従業員グループ構造（[グローバル] > [UK] > [責任者]、例では [グローバル] > [UK] > [マーケティング]）を模倣する階層リストを作成して公開します。サイト設定内の設定は、車両設定内の従来のグループベースの階層を管理者が作成したリストベースの階層と置換するように Concur Expense に指示するために使用されます。
この機能を設定するために必要な一般的なステップは次のとおりです。
従業員とそのユーザー管理者の両方が車両設定を表示および編集することができます。ただし、[最初に記録されている距離] フィールドを編集できるのはユーザー管理者のみです。
車両設定を修正するときは、次の点に注意してください。
次の点にご注意ください。
会社の所在地を設定するには、[組織管理] の [会社の所在地] セクションを使用します。会社の所在地は、以下のように利用できます。
ジオコード化とは、番地、市町村、都道府県、および郵便番号に基づいて、地点に緯度と経度を割り当てたものです。ジオコード化オプションによって、会社の所在地に緯度と経度が追加されます。 これにより、ユーザーは会社の所在地からホテルを検索できます。
フィールド | 説明 |
|---|---|
場所 | ユーザーがわかりやすい場所の名前を入力します。この名前は、ホテルを検索するために場所を選択するときに表示されます。 |
住所、市区町村、 | 所在地の住所を入力します。 |
郵便番号 | より正確にジオコード化するため、郵便番号を入力します。 |
国 | 所在地に合った国を選択します。 |
緯度 / 経度 | 場所の緯度と経度を入力します（小数点以下の桁数は含めない）。 |
ジオコード | 所在地の緯度と経度を符号化するには、このボタンをクリックします。複数の結果がある場合は、出張予約に選択肢がポップアップ ボックスで表示されます。入力しようとしている場所に最も当てはまる選択肢を選択します。 |
この所在地でレンタカーの配車と回収を許可する | Worldspan を除くすべての GDS 必要に応じて選択します。 このチェック ボックスが表示されるのは、少なくとも 1 つの出張構成に対して配車と回収が有効になっており（出張構成の [出張予約のシステム管理]、[車両コネクタ] セクション）、なおかつ次の条件が満たされている場合です。
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